新入社員が陥りがちな罠を「メモ」の習慣で回避
みなさん、仕事をしているときに「メモ」ってしますか？
本日は、職場での「メモ」の重要性と、「メモ」を有効活用して、職場でさらなるパフォーマンスを上げる方法を考えてみたいと思います。
「事実を記録」するツールとしての「メモ」
最近、会社で働いていてこんな光景（特に新入社員がやらかしがち）をしばしば目にします。
上司A：Bくん、このデータを作成しておいてくれ。
ただし抽出条件①、②、③の３つを満たすものにしてくれよ。
新入社員B：はい。わかりました！このデータなら簡単だ。
（と思って特にメモをせず取り掛かる）
【1時間後・・・】
新入社員B：できました！
上司A：お、早いじゃないか。と、おもったら指定した条件を満たしていない
じゃないか。これじゃあ使えないよ。
依頼したときに「メモ」せずに話を聞いていたからちょっと心配だった
んだが、やはり話を聞き洩らしているじゃないか。
新入社員B：すみません。簡単なものだと思って、特にメモしませんでした。。。
上司A：そういう慢心が命取りになるんだよ。やり直しだ！
職場あるあるですねえ。このように「メモ」を取ることは一義的な目的として、「事実をもれなく記録」することが挙げられます。脳の記憶容量は限られているわけで、覚えていられることなんて、限られますからね。
職場で仕事をする際、特に新入社員のころはしつこいくらい「メモ」を取るべきだと思います。上司も、頭の中に仕事の内容をすべて記憶しているわけではないので、ふと上司が漏らした言葉なんかを資料の中に入れ込むと、「お、わかってるじゃないか。」と評価が上がることもしばしばみられますしね。
クリエイティブなアイデアを生み出すための「メモ」
このように第一ステップとしての「メモ」の価値は、「事実を漏れなく記録する」ことにあります。
その一方で、「事実を記録」しておくことによって、単純な事実の記憶に脳のリソースを割かなくてよくなりますので、より付加価値の高いクリエイティブなアイデアを考えることに脳を使うことができるようになります。
「メモ」を生かしたクリエイティブなアイデアの生み出し方については、こちらの「メモの魔力」前田裕二氏著の本がとてもわかりやすくて素晴らしい内容です。
本書によると、
①メモにファクトを記録
②記録したファクトを抽象化して、「本質を考える」
③他の事例への転用
の3段階によって思考を深めていくことが推奨されています。
どういうことでしょうか？先ほどの新入社員を例にとると、
①ファクト：新入社員Bくんは仕事でメモを取らなかったために、
データの要件を取り違えた。
このファクトだけに満足してBくんは馬鹿だなあ。。。と考えるだけでは何の生産性もありません。
そこで、
②抽象化：物事の知識が十分でない段階では、このくらいなら簡単だろう、
と仕事をする際に甘い見積もりをしまてしまう場合がある
③転用：このような甘い見積もりの上で仕事をしないように「メモ」をとる
ことを習慣化し、上司から依頼された内容の要件を漏らさないように
しよう。
などと、一つの事実を抽象化し、ほかの事例に当てはめることでBくんの失敗もいい経験になります。
アイデアを端的に伝えるための「メモ」
「メモ」によって新しいアイデアを思い付いたとしても、同僚や上司にうまく伝えられなければ意味がありません。
私も働いていて、よく上司からとりあえず3分で要点を話せ、と言われることがあります。これ、ちゃんと整理しておかないと支離滅裂な内容を話すだけになって呆れられがちなんですよね。。。
どうやって要点をまとめればよいのか？
独学で参考になるのこちらの書籍かなと思います。ゴリゴリ知識の整理術を学ぶためにはいい感じ。
事実ベースに妥当かつ新しいアイデアを思いついて、かつそれを端的に上司に提案できる。完璧なスーパーサラリーマンですね。そんな人になりたいと日々思うばかりです。
まとめ
「メモ」をとる価値は一義的には「事実を漏れなく記録する」こと。そして、事実の記録を「メモ」に任せることで、脳の空いたリソースをよりクリエイティブなことに使うことができます。
「メモ」したファクトをもとに抽象化、転用し、より充実した社会人人生を送れるようにしましょう。
